Uzturiet savu elektronisko pasta kastīti kārtībā

Šajā elektroniskajā gadsimtā ikviena indivīda personīgā vai, jo īpaši, darba e-pasta iesūtne var piepildīties ļoti lielā ātrumā. Cilvēki ir pieraduši savas problēmas un uzdevumus risināt ar elektroniskās pasta kastītes starpniecību, tas ir ērti, ātri un atstāj pierādījumus, ja nākotnē tādi būs nepieciešami. Elektroniskās pasta kastītes jeb e-pasta organizācija ir kaut vai tikai tāpēc svarīga, lai saglabātu jūsu veselo saprātu un neiedzītu sevi liekā stresā. Ja esat pats sava biznesa īpašnieks, tad lielāka daļa jūsu laika paiet tieši atbildot uz neskaitāmiem e-pastiem. Jums noteikti noderētu daži praktiski padomi, kā uzturēt savu elektronisko pasta kastīti kārtībā un dienas laikā spēt atbildēt uz visiem ienākušajiem jautājumiem.

1. Jums vajadzētu būt tikai vienai vietai, kur aplūkot visus e-pastus.
Katram no mums ir vismaz 3 dažādas e-pasta adreses, tas ir fakts, bet tas nenozīmē, ka katru reizi jums jāielogojas 3 dažādās vietās, lai piekļūtu visiem e-pastiem vienlaicīgi. Parasti mums ir viens personīgais e-pasts, viens darba e-pasts un viens e-pasts, kā arī 500 pikalaina, kuru izmantojam, kad zinām, ka tiks sūtīts nevēlamais e-pasts – reģistrējoties kādās iepirkšanās vai interešu lapās un tamlīdzīgi. Izvēlieties, kādu e-pastu pārvaldības programmu izmantosiet, piemēram, MS Outlook vai līdzvērtīgu, un pievienojiet visu e-pastu adreses, lai to sūtījumi “iekrīt” vienā vietā. Tas jums prasīs dažas minūtes laika, bet nākotnē aiztaupīs neizsakāmi vairāk.
2. E-pasta mapes ir jūsu labākie draugi!
Jūsu e-pasta ziņojumu kategorizēšana ne tikai veicina iesūtnes uzturēšanu pastāvīgā kartībā, bet arī palīdz novērst meklēšanas haosu, kāds rodas, ja jums ir jāatrod kāds konkrēts ziņojums, kas atrodas iesūtnē. Pamatkategorijas e-pasta mapēm varētu būt sekojošas: Personīgais pasts, Darbam, Finanses, Iepirkšanās / Reklāma, Mācības, Ģimene, Mazsvarīgi un tamlīdzīgi. Mapes jūs varat veidot cik daudz nepieciešams, precizējot informāciju, kas aktuāla tieši jums. Šobrīd strādājat pie vairākiem projektiem? Izveidojiet mapi katram no tiem. Kad uz konkrēto e-pastu esat atbildējuši un problēmas ir atrisinātas, varat to novirzīt uz apakš-mapi “Pabeigtie darbi”. Vai arī izdzēsiet to, ja šī informācija vairs nekad jums nebūs nepieciešama.
3. Izveidojiet automātiskās atbildes.
Izveidojiet un saglabājiet e-pasta atbilžu paraugus tiem jautājumiem, kuri jums visbiežāk tiek uzdoti. Iepriekš sagatavotas un saglabātas atbildes ir pārsteidzoši vienkāršs veids, kā vēl joprojām atbildēt “savā balsī”, bet pamatīgi ietaupīt laiku uz drukāšanu un paskaidrojumu sniegšanu katru reizi par vienu un to pasu tēmu.
4. Uzreiz izdzēsiet un bloķējiet visus nevēlamos e-pastus.
Tas var šķist kā pats par sevi saprotams padoms, taču pārāk daudzas reizes (it īpaši, ja mēs vienmēr pārbaudām savus e-pastus viedtālruņos), mēs vienkārši cenšamies ignorēt ienākošos nevēlamos e-pastus, kas pārpludina mūsu iesūtni, bet tā arī tos tur atstājam. Pirmais, ko jums vajadzētu darīt katru rītu, pirms jebkāda veidā reaģējat uz visiem ienākošajiem ziņojumiem, vispirms nosūtiet šos laika kavēkļus uz virtuālo atkritumu tvertni. Nav nekādas nepieciešamības, lai nevēlamie e-pasti jeb “spams” atrastos jūsu iesūtnē. Vēl efektīgāk – pirms iedzēšanas tos arī nobloķēt, lai otrreiz tos vairs nesaņemtu.
5. Atlieciet īpašu laiku e-pasta caurskatīšanai.
Ikdienā mūsu viedtālruņi gandrīz pastāvīgi atrodas mums rokās un tiem pieslēgtie e-pasti tiek atvērti neskaitāmas reizes, kas bieži izsit mūs no dienas ritma un laina koroton. Vislabākais risinājums ir dienas laikā atlikt laiku, kas paredzēts tikai e-pastam. Piemēram, plānojiet pārbaudīt savu e-pastu trīs reizes dienā. No rīta, pēc pusdienām un pirms došanās uz mājām. Tādā veidā jūs nepārtraukti neiedziļināsieties sava e-pasta problēmās visas dienas garumā.